Membuat dan Mengolah Tabel di MS-Access 2010

Dalam MS-Access Anda dapat melakukan pengolahan beberapa objek, yaitu: Tabel, Query, Form, dan Report.  Dari keempat jenis data yang di sediakan oleh MS-Access sebenarnya memiliki fungsi yang berbeda, tetapi dengan tujuan yang sama yaitu membuat dan mengelola database secara cepat dan mudah. Berikut penjelasannya.

• Tabel adalah tempat penyimpanan data yang akan diolah dan mempunyai suatu tema tertentu.
• Query  adalah objek database yang di gunakan untuk mengolah data dengan memasukan rumus natau fungsi yang di kehendaki.
• Form adalah media inout data dengan tampilan yang lebh menarik dan dapat dimodifikasikan atau diubah sesuai dengan keinginan.
• Report adalah bentuyk olahan data yang didesain untuk di cetak ke media cetak atau printer, guna untuk mengetahui hasil dari berbagai laporan dengan perincian yang sudah di tampilkan hasilnya.

1.1. Membuat Tabel

Tabel seperti yang telah di jelaskan di atas, merupakan tempat untuk menyimpan data yang telah diolah dan mempunyai suatu tema tertentu, misalnya data penumpang, data pasien,data pelanggan, dan sebagainya.Tabel terdiri dari beberapa bagian dengan penjelasan sebagai berikut.

• Field merupakan tempat data atau inforasi dalam kelompok sejenis yang di masukkan atau inputkan pada bagian kolom tabel.
• Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan dan tersimpan  dalam bentuk baris dan kolom pada tabel. satu tabel dapat terdiri dari beberapa recoerd sekaligus.

Gambar 1.1. Contoh Tabel Database

Setiap kali Anda membuat database baru, MS-Access akan secara otomatis menampilkan objek tabel yang masih kosong.

Untuk membuat sebuah Database Anda akan diperlihatkan  pada jendela database yang berupa kolom kolom kosong, seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 1.2. Contoh jendela Design View yang masih kosong

1.2. Membuat Tabel melalui Datasheet View

Datasheet View adalah sebuah lembar kerja database yang ditampilkan secara default oleh MS-access. Langkah pertama membuat tabel dalam jendela Datasheet View adalah:

1. Klik Create pada tab File yang terletak pada tabulasi  Command Tab, sehingga jendela Datasheet View tampil.
2. Masukan data input pada tiap-tiap field. untuk berpindah antar field, tekan tombol Tab pada keyboard atau panah kanan pada keyboard.
3. Masukan data sesuai perintah dan Anda dapat mengganti judul per kolom. secara default, judul per kolom di beri nama Field, Field2, data seterusnya sesuai dengan jumlah kolom yang diisi dengan data input. selanjutnya, khusus untuk kolom pertama, kolom ini akan di beri nama ID.  Anda tidak dapat mengetikan data pada kolom tersebut karena secara otomatis terisi dengan nomer urut.
4. Untuk memberikan judul per kolom, klik dua kali pada field yang akan di ubah namanya dan klik Rename Column. Selanjutnya, judul kolom yang anda telah ganti akan terpasang.

Gambar 1.3. Mengganti judul per kolom

Selanjutnya, simpanlah tbel yang Anda buat dengan langkah sebagai berikut:

1. klik tombol Save pada tab file. Atau, tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.
2. Selanjutnya, Anda akan ditampilkan kotak dialog Save AS seperti gambar berikut.
   

                    Gambar 1.4. kotak dialog Save As

   

• ketikan nama tabel pada bagian Save 'Table 1' to, Kemudian pilih jenis data tabel yang akan disimpan pada kolom As. Akhiri dengan  klik tombol OK.

1.3. Membuat Tabel melalui Design View

Langkah untuk membuat tabel melalui jendela Design View adalah:

1. klik tab Create, kemudian kliklah tombol Tabel Design pada group Tabel Tool hingga tampil jendela Design View.
2. Tulislah nama field pada bagian Field Nae, tipe/jenis data pada bagian Data Type, dan keterangan pada bagian Description.
   

Gambar 1.5. jendela Design View

• Setelah mengisi semua ketentuan yang ada pada jendela Design View, simpanlah tabel dengan mengklik tombol Save yaang terletak pada Quick Access Toolbar, selanjutnya, pada kotak dialog Save As yang tampil, ketikkan nama tabel di bagian Save 'Tabel 1' to.pada kolom As, pilih jenis data yang akan disimpan, kemudian klik OK.
• Tututplah jendela Design View untuk mengakhiri proses pembuatan tabel dengan salah satu perintah berikut.
• klik tombol Close 
• Tekanlah tombol Ctrl+F4